Taller 24 de abril

Validación de Datos

La validación de datos es sumamente útil cuando deseas compartir un libro o archivo de Ms Excel con otros miembros de la organización y deseas que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

Puedes aplicar la validación de datos para los siguientes casos:

• Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista.

• Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico. 
• Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico.
• Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico.
• Limitar la cantidad de caracteres de texto.
• Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas.

HERRAMIENTA DE VALIDACIÓN DE DATOS

La herramienta de Validación de datos se encuentra en la ficha "Datos" en el grupo de "Herramientas de datos".

El grupo Herramientas de datos contiene:

Al dar clic en Validación de datos se visualiza el cuadro de diálogo "Validación de datos" que contiene tres pestañas:

1.Configuración.

2. Mensaje de entrada.

3. Mensaje de error.

En la pestaña de Configuración se configura el criterio de validación en la opción Permitir.

En la pestaña Mensaje de entrada se configura el mensaje de entrada que alertará al usuario sobre el tipo de datos que puede ingresar.

La pestaña Mensaje de error permite que el usuario personalice el mensaje de error en el caso de que el usuario haya ingresado datos fuera del criterio de validación.

Ejercicio

Realizar la siguiente tabla:

En la forma que solicita el RUC del cliente, puedes configurar una celda  para  que  permita únicamente el ingreso del número de RUC con una longitud de texto de máximo 13 (trece) caracteres.

Además cuando el usuario seleccione la celda puedes alertarlo al configurar un mensaje de entrada. De igual forma, si el usuario trata de ingresar un texto mayor a los 13 caracteres, puedes configurar para que Excel emita un mensaje de error.

1.  Selecciona  la  celda  C5  haz  un  clic  sobre  el  botón  derecho.

2. Selecciona Formato de celda…

En el cuadro de diálogo "Formato de celdas",

3. Haz clic en la pestaña "Número".

4. Selecciona Texto, pues estás configurando para que la celda reciba trece caracteres. Se visualiza

5. Haz clic en Aceptar.

Con este proceso has configurado la celda en formato texto. Para validar la celda con longitud de texto igual a 13 caracteres realiza lo siguiente: Selecciona la celda C5

1. Selecciona la pestaña Datos 

2. En el grupo de Herramientas de datos, selecciona Validación de datos.

3. Haz clic en la opción Validación de datos...

Presenta el siguiente cuadro de diálogo “Validación de datos”:

4. Selecciona la primera pestaña en este caso Configuración.

5. En Permitir, selecciona de la lista desplegable la opción "Longitud del texto".

6. En la opción Datos, selecciona igual a.

7. En Longitud de texto digita el número 13.

8. Para finalizar haz clic en el botón Aceptar.

Probemos como funciona: Digita en la celda C5 el siguiente número de RUC: 1802452944001. Si el ingreso es correcto el dato ingresará sin problema, como se visualiza en la figura. 

Ahora  para  el  caso  en  que  el  número  de  RUC  sobrepasa  el número de caracteres configurados. Observa que Excel emitirá un mensaje de error. Ingresa el número: 18024529440012345